حصل أمير على وردية جديدة ولا يستطيع مقابلة مرشد الدورة صباح الخميس. قبل الاتصال يحضر التقويم ويكتب الأوقات المناسبة له. يريد شرح الموقف باختصار وطلب بديل. ويضع أمامه اسم المرشد ووقت الموعد الأصلي كي لا يضطر للبحث عنهما أثناء المكالمة.

الموظفة: صباح الخير، مركز الدورات. كيف أساعدك؟ أمير: أنا أمير حسن. لدي موعد مع إنغريد الخميس الساعة العاشرة، لكنني سأعمل في ذلك الوقت. هل يمكن تغيير الموعد؟ الموظفة: إنغريد متاحة الجمعة الساعة الواحدة والنصف. أمير: عذرًا، الاتصال غير واضح. هل قلت الواحدة والنصف أم الثانية والنصف؟ الموظفة: الواحدة والنصف، أي 13:30. أمير: شكرًا، يناسبني ذلك.

أمير: هل آتي إلى المكتب نفسه؟ الموظفة: نعم، لكن استخدم المدخل الخلفي لأن الرئيسي مغلق يومها. سأرسل تأكيدًا بالبريد. أمير: أسجل الجمعة 13:30 والمدخل الخلفي. والموعد القديم يوم الخميس ملغى، صحيح؟ الموظفة: صحيح. أمير: رائع، شكرًا للمساعدة ويومًا سعيدًا. بعد المكالمة يراجع أمير التاريخ والوقت في رسالة التأكيد.

تخيل أن الجمعة لا يناسب أمير. يمكنه القول: للأسف لا أستطيع الجمعة، هل لديكم وقت الاثنين بعد الثانية عشرة؟ إن لم يتوفر، يسأل عن قائمة انتظار أو موعد لاحق. ويستوضح إن كان الموعد القديم ما زال قائمًا أثناء الانتظار بدل افتراض إلغائه تلقائيًا.

المكالمة الجيدة لا تحتاج كلمات صعبة كثيرة، بل فهم الطرفين للمعلومات نفسها. دوّن الاسم والتاريخ والوقت والخطوة التالية أثناء الحديث. وإن هجّأت اسمك، فاذكر حرفًا حرفًا واطلب من المتلقي إعادة قراءته. قبل الإنهاء اسأل عما يلزم فعله، ثم قارن ملاحظاتك بالتأكيد المكتوب.